Удобная работа с документами при
помощи программы “Евфрат 99 Deluxe”
Не секрет, что на офисных и
домашних компьютерах постепенно
скапливается большое количество различных
документов. К ним можно отнести не только
тексты (книги, статьи, рефераты, письма,
таблицы, кулинарные рецепты и т.д.), но и
изображения, аудио и видео–файлы.
Особенно актуальной эта ситуация
становится в связи с быстрым
распространением в нашей стране сети
Интернет, предоставляющей практически
неограниченные возможности для получения
любой необходимой информации. Учитывая
широкий кругозор, жажду знаний и
любознательность российских пользователей
нетрудно предположить, что количество,
вытягиваемых из Сети документов будет
ограничено только размерами винчестера.
Этому также способствуют следующие факторы.
Во–первых, у большинства пользователей
подключение к Интернет лимитировано по
времени, возникает естественное желание
сохранить интересные документы, чтобы
впоследствии можно было легко к ним
обратиться в режиме офф–лайн. Во–вторых,
нужно учитывать то обстоятельство, что
Интернет — это живой организм. Средний срок
жизни документа в Сети — 2–3 месяца. Поэтому
совершенно не обязательно, что вы снова
найдете через какое–то время
понравившийся Вам материал, если только
заблаговременно не позаботитесь о его
сохранении на своем компьютере.
Таким образом, ориентироваться в
нагромождении папок и файлов, в разное
время появившихся на компьютере, уже просто
не представляется возможным. Это приводит к
тому, что, согласно статистике, треть своего
времени пользователь может провести в
поиске нужной информации!
Помогает пользователю, не утонуть в море
документов электронный архив “Евфрат”,
совмещающий в себе и базу данных и
поисковую систему. Программа активно
развивается, ее возможности постоянно
расширяются, и в настоящий момент доступна
версия “Евфрат’99 Deluxe”.
Давайте посмотрим на примерах, как
использование “Евфрата” облегчает работу
с документами. Допустим, Вы решили
систематизировать коллекцию кулинарных
рецептов. Для этого при открытии программы
“Евфрат” выберите пункт “Домашняя база
Евфрат”. На появившемся рабочем столе
программы уже создана картотека “Кулинарные
рецепты” и папка “Кулинарные рецепты”. В
папку вложены другие папки по видам блюд —
“Салаты”, “Горячие блюда”, “Первые блюда”,
“Напитки”. При желании Вы можете легко
создать наряду с имеющимися папками новую,
например “Десерты”. В папках размещаются
документы, которые фактически являются
ссылками на файлы с рецептами на Вашем
компьютере. Чтобы добавить новый документ,
выберите текстовый файл с соответствующим
рецептом и назовите документ, например “Салат
Оливье” (если Вы этого не сделаете, то по
умолчанию документу будет присвоено
название файла, например “olivier.txt)”. Более
того, если у Вас есть картинка с
изображением блюда, Вы можете легко
привязать файл с изображением к текстовому
файлу, так что они образуют в базе единый
документ. В последствии, при просмотре
документа, Вы сможете посмотреть и рецепт, и
картинку.
После того, как Вы создали все необходимые
документы и папки, настала пора привязать к
Вашим документам некоторые признаки,
называемые программой реквизитами. Для
чего это нужно? А для того, чтобы затем
мгновенно находить по заданному признаку
нужный документ.
В программе уже имеются реквизиты для
кулинарных рецептов — “тип блюда”, “основные
ингредиенты” и “комментарий к блюду”. Они
занесены в картотеку “Кулинарные рецепты”.
Для того чтобы проиндексировать все
рецепты, просто переместите папку “Кулинарные
рецепты” на соответствующую картотеку.
Откроется экран индексации, на котором
слева расположены реквизиты, а справа
выводится сам документ. Значения
реквизитов вводятся с клавиатуры или
просто перетаскиваются мышью из текста
документа на реквизит, например на реквизит
“основные ингредиенты” — слова “капуста”,
“картофель”, “морковь” и т.д.
После индексации всех рецептов, при
открытии картотеки в окне показываются
ярлыки всех проиндексированных документов,
а также таблица с документами и их
реквизитами, которая, кстати, одним
нажатием кнопки экспортируется в Excel.
Теперь можно воспользоваться
возможностями созданной базы данных.
Например, Вы собираетесь готовить, и у Вас
под рукой есть морковь, картофель и лук, но
нет капусты. Задача — найти в базе
подходящий рецепт. Нажмите кнопку “Запрос”
и в открывшемся окне “Поиск документов” в
списке реквизитов найдите пункт “основные
ингредиенты”. В нем выберите “морковь”, “картофель”
и “лук” и добавьте их с префиксом “И”, а “капуста”
добавьте с префиксом “НЕ”. После этого
поисковая машина найдет все рецепты, где
есть морковь, картофель и лук, но нет
капусты. Теперь предположим, что Ваше хобби
— компьютерные игры, и у Вас скопилась
большая коллекция обзоров, описаний,
скриншотов и даже музыки из игр. Чтобы
систематизировать все это богатство, Вам
будет нужно, как и в предыдущем случае,
создать специальную папку (папки) и
подготовить документы.
Далее, чтобы проиндексировать эти
документы, создайте специальные реквизиты,
которых пока не было: “жанр”, “год выхода”,
“фирма–издатель”, “фирма–разработчик”
и т.д. При этом Вы можете задать
фиксированный словарь значений реквизита,
т.е. реквизиту “жанр” будут
соответствовать значения “стратегия”, “квест”,
“3D–action” и т.д. Это нужно для того, чтобы при
индексации документа не вводить значения
реквизита каждый раз вручную, а выбирать
его из удобного выпадающего меню.
Затем создайте картотеку под названием,
например, “Компьютерные игры”. После этого
откройте и отредактируйте ее, т.е. задайте
реквизиты, по которым картотека будет
индексировать созданные вами документы.
Теперь Вы сможете поместить Ваши документы
в эту картотеку и проиндексировать их по
Вашим специфическим реквизитам. Таким
образом, в дальнейшем Вы сможете легко
выяснить с помощью функции запроса, какие
игры выпустила такая–то фирма в таком–то
году и т.д.
С помощью программы “Евфрат” Вы можете
создать удобную картотеку не только
электронной информации, но и вполне
реальных книг с Ваших полок. В базе уже
имеется картотека и папка “Моя библиотека”,
которую Вы можете заполнить, также как и “Кулинарные
рецепты”. Для этого сначала необходимо
присвоить номера Вашим шкафам и полкам.
Затем создайте документ для каждой книги,
причем основой документа может служить
отсканированное изображение обложки, текст
с аннотацией, а можно и вовсе обойтись без
файла, тогда весь документ будет состоять
из заголовка и реквизитов “автор”, “название”,
“шкаф и полка”. При помощи запроса Вы
всегда сможете быстро узнать по любому из
реквизитов, где находится нужная книга, что
немаловажно, особенно, если у Вас богатая
библиотека.
Для тех, кто уже пользовался предыдущими
версиями программы “Евфрат”, сообщаем, что
в “Евфрат’ 99 Deluxe” появились следующие
новые возможности:
Новый интерфейс
Новый вид пиктограмм объектов и
кнопок на основной и вспомогательных
панелях инструментов.
Использование картинок и
анимации для оживления интерфейса
Упрощенный диалог построения
поискового запроса
Просмотр реквизитов документов
в виде таблицы с возможностью сортировки
Новые пиктограммы типов
реквизитов при показе в виде списка
Возможность упорядочивания
реквизитов по картотекам
Просмотр и навигация по иерархии
папок Евфрат в виде дерева.
Новый подход к созданию
документов
Новый единый Диалог создания и
корректировки документов из различных
источников
Предварительный просмотр файлов
перед внесением в систему
Мастер создания документов,
который сам предлагает пользователю
варианты создания новых документов в
системе
Загрузка Интернет документов, с
показом WWW–сервера в виде дерева
Сканирование
Встроенные средства
сканирования со всех TWAIN совместимых
сканеров
Получение черно–белых, серых и
цветных изображений документов
Управление параметрами сканера (разрешение,
яркость, контрастность, размер
изображения)
Распознавание
Распознавание отсканированных
документов
Распознавание изображений
форматов TIFF, PCX, BMP и других
Поддержка Русского,
Английского смешанного Русско–английского
языков распознавания
Возможность ручной фрагментации
при распознавании документов сложной
топологии
Словарный контроль при
распознавании
Улучшенная функция “Контроль
Исполнения”
Дополнительные реквизиты “Фактическая
дата исполнения” и “Отметка об
исполнении”
Два состояния документа на
контроле — “На контроле” и “Исполнен”
с простановкой отметки об исполнении и
даты.
